Svenska Postkodlotteriet, Nationale Postcode Loterij, VriendenLoterij, People's Postcode Lottery, Deutsche Postcode Lotterie och (hädanefter: "lotterierna" eller "vi") är företag som förenar affärer med samhällsnytta och som bygger på övertygelsen att vi tillsammans kan vara en positiv kraft i samhället - att samla in pengar till goda ändamål genom att driva välgörenhetslotterier i Sverige, Nederländerna, Storbritannien, Tyskland och Norge. Lotterierna använder sig av samma rekryteringssystem, Jobylon. Varje land har dock sin egen miljö i detta system för att säkerställa att HR-anställda i respektive land endast har tillgång till de uppgifter som är relevanta för dem.

Det är viktigt att du känner till hur vi hanterar personuppgifter i rekryteringsprocessen hos lotterierna. Vi tar skyddet av personuppgifter på allvar. Vi är fast beslutna att alltid hantera dina personuppgifter i enlighet med GDPR (General Data Protection Regulation) och andra säkerhets- och integritetsbestämmelser. Denna personuppgiftspolicy anger vilka personuppgifter vi samlar in från dig, hur vi använder och delar dessa uppgifter, hur vi skyddar dina uppgifter och hur länge vi behandlar dem. Vi förklarar även hur vi behandlar dina uppgifter (och den rättsliga grunden för att göra det) och informerar dig om dina rättigheter.

Om du har några frågor om denna information, om du har några klagomål eller om du vill utöva någon av dina rättigheter, vänligen meddela oss.

• För Svenska Postkodlotteriet, vänligen kontakta oss på [email protected].

• För Nationale Postcode Loterij en VriendenLoterij, vänligen kontakta oss på [email protected].

• För People's Postcode Lottery, vänligen kontakta vårt kundupplevelseteam på [email protected] eller ring på 0808 109 8765.

• För Deutsche Postcode Lotterie, vänligen kontakta oss på [email protected].

När du söker ett jobb behandlar vi de uppgifter som du lämnar i din ansökan (t.ex. CV, personligt brev eller svar på frågor som lotterierna ställer) i rekryteringssyfte. Detta inkluderar alla uppgifter i ditt ansökningsformulär och all stödjande information som du tillhandahåller eller som samlas in från tredje part. För de flesta kandidater kommer detta att inkludera följande uppgifter: namn, kontaktuppgifter, arbetslivserfarenhet, kvalifikationer, löneanspråk, tillgänglighetsdatum, titlar, utbildning och jobbtitel. Tänk på att inte lämna fler personuppgifter till oss än vad som behövs för att ansöka om tjänsten och undvik att registrera personuppgifter som är känsliga eller integritetskänsliga. Exempel på sådana uppgifter är personnummer, etnisk bakgrund, sexuell läggning, politisk åsikt, hälsotillstånd, religiös övertygelse eller medlemskap i fackförening. Hur personuppgifter behandlas beror på om du ansöker direkt eller genom att använda en tredje part som rekryteringsföretag eller LinkedIn. Om du ansöker direkt till ett lotteri är lotteriet personuppgiftsansvarig för de uppgifter du tillhandahåller. När en tredje part förser oss med dina uppgifter kommer den tredje parten och resp. lotteri att vara personuppgiftsansvariga i förhållande till dina uppgifter, och den tredje parten kommer att behandla dina personuppgifter i enlighet med sin egen personuppgiftspolicy. Vi samlar även in data från tredje part, såsom LinkedIn och andra offentliga källor. Detta kallas "sourcing" och utförs manuellt av våra anställda. Endast uppgifter som kan kopplas till dig som yrkesperson och som är relevanta för rekryteringen samlas in. Vid behov kan ett lotteri kontrollera om du har rätt tillstånd för att arbeta och bo i det land där lotteriet är beläget. I vissa fall kan befintliga anställda ge rekommendationer om potentiella arbetssökande. I Sverige kommer den potentiella arbetssökanden att informeras om behandlingen av personuppgifter via e-post senast 30 dagar från det att rekommendationen lämnades in, om personuppgifter samlas in via rekommendation från anställda.

Uppgifter om sökande som inte anställs sparas under följande tidsperioder:

• Svenska Postkodlotteriet: två år.

• Nationale Postcode Loterij och VriendenLoterij: fyra veckor om du inte samtycker till att dina register sparas i ett år.

• People's Postcode Lottery: sex månader.

• Deutsche Postcode Lotterie: sex månader.

Som en del av din intervju kan vi spela in simulerade samtal för att hjälpa oss att bedöma din lämplighet för rollen. Du kommer att informeras om eventuella inspelningar i början av samtalet, och vi kommer att radera alla inspelningar senast 7 dagar efter ditt intervjudatum.

I Storbritannien spelas alla samtal in som går via våra samtalslinjer och multimediakanaler, och övervakas från tid till annan av kvalitets-, analys- och regelefterlevnadsskäl.

Dina personuppgifter delas med våra leverantörer och underleverantörer i rekryteringssyfte, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden enligt våra instruktioner. Vi delar även personuppgifter med myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer om det krävs enligt lag eller genom beslut av myndighet.

Vi har ett berättigat intresse i enlighet med GDPR att behandla dina personuppgifter, det betyder att lotterierna har gjort bedömningen att det finns ett, vad lagen kallar för, berättigat intresse för lotterierna att hantera rekryteringsprocessen och rekrytera anställda för att se till att verksamheten drivs på ett ändamålsenligt sätt. Du kan när som helst invända mot denna personuppgiftsbehandling. Under vissa omständigheter kan vi fortsätta att behandla dina personuppgifter med hjälp av berättigade intressen där vi kan visa att våra intressen väger tyngre än din rätt att invända.

När du skapar en bevakning av lediga tjänster är ditt samtycke den rättsliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter

Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter som en del av våra normala affärsfunktioner. Dessa aktiviteter omfattar:

• Drift och testning av våra IT-system

• Administrativa funktioner och organisatoriska processer

Vi använder cookies på vår webbplats. I det här avsnittet kommer vi att förklara vad cookies är, vilka cookies vi använder och hur du kan inaktivera cookies om du vill (och konsekvenserna av att göra det).

I vår rekryteringsprocess kommer information att lagras via cookies. Cookies är små datafiler som laddas ner till din dator eller andra enheter som din mobiltelefon eller surfplatta när du besöker våra rekryteringswebbplatser. Cookies hjälper oss att hantera hur vår webbplats fungerar, förstå hur du använder vår webbplats, för att optimera din upplevelse och för att hjälpa oss att förbättra våra marknadsföringsaktiviteter. Hur länge en cookie lagras på din enhet kan variera beroende på syftet med cookien.

Funktionella cookies är absolut nödvändiga för att tillhandahålla rekryteringsfunktionen.

För användning av icke-funktionella cookies behöver vi ditt samtycke. Om du vill återkalla ditt samtycke till dessa cookies kan du göra det med hjälp av cookie-bannern som visas när du besöker webbplatsen.

Personuppgifter skickas som huvudregel inte till länder utanför EU/EES (Europeiska ekonomiska samarbetsområdet). Om vi behöver överföra några av dina personuppgifter utanför EU/EES kommer vi endast att göra det om vi har en lämplig skyddsåtgärd på plats, till exempel där:

• Ett land anses av Europeiska kommissionen ha en adekvat skyddsnivå.

• Om ett land inte anses ha en adekvat skyddsnivå använder vi standardavtal som godkänts av Europeiska kommissionen. Inom People's Postcode Lotterier kombineras detta med ICO:s godkända tillägg eller ICO:s internationella dataöverföringsavtal. Om du vill veta mer om dessa standardavtalsklausuler kan du läsa mer här: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en

Du har ett antal rättigheter du kan utöva när det gäller dina personuppgifter. Du kan när som helst utöva dessa rättigheter genom att kontakta oss på det sätt som beskrivs ovan. Du har rätt:

• att invända mot viss behandling av dina personuppgifter;

• att få veta vilka personuppgifter som vi behandlar om dig och kan be oss om en kopia av dessa;

• att få felaktiga personuppgifter om dig rättade;

• att när som helst ångra ditt samtycke för behandling som vi gör för att du har godkänt den. Det är viktigt att veta att, om du ångrar ett samtycke, gäller det bara framåt och inte för behandling som redan har gjorts;

• att be oss radera dina personuppgifter (t.ex. om vi inte har anledning att behandla dem eller om du inte längre samtycker);

• att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, och

• att under vissa omständigheter be om dataportabilitet.

Om en förfrågan eller begäran enligt ovan skickas flera gånger under en kortare tidsperiod och begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, kan en avgift tas ut för att tillgodose sådana förfrågningar eller önskemål.

Vi är stolta över vår höga servicenivå och är fast beslutna att skydda de personuppgifter du anförtror oss. Om du vill kontakta oss för att fråga eller klaga på hur vi använder dina personuppgifter kommer vi att behandla ärendet med största allvar. Om du fortfarande inte är nöjd med vår hantering av ditt klagomål kan du klaga till din lokala dataskyddsmyndighet.

• För Sverige kan du kontakta Integritetsskyddsmyndigheten via e-post [email protected], telefon +46 (0)8-657 61 00 eller post Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm.

• För Storbritannien på ICO:s webbplats eller genom att ringa 0303 123 1113 (lokal taxa) måndag till fredag, kl. 9 och 17 (exklusive helgdagar).

• The Dutch Autoriteit Persoonsgegevens kan kontaktas på telefon +31 88-1805250.

• Den tyska Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen kan kontaktas via Postfach 20 04 44,40102 Düsseldorf eller via e-post: [email protected].

För det fall att dina personuppgifter äventyras på ett sätt som skulle utgöra en risk för dina rättigheter och personliga friheter, kommer vi att kontakta dig utan dröjsmål för att meddela dig:

• vad som hände och hur det hände;

• vilka uppgifter som påverkades och vad det betyder för dig;

• vad vi gör åt det och hur du kan hålla dig informerad; och

• hur du kan kontakta vårt dataskyddsombud.

På lotterierna är informationssäkerhet mycket viktigt för vår verksamhet. Vi är fast beslutna att säkerställa informationssäkerhet, konfidentialitet och integritet. Dina personuppgifter behandlas i enlighet med lag och på ett säkert sätt. Det finns rutiner för att skydda dina personuppgifter och din integritet. Till exempel behandlar vi endast sådana personuppgifter som är nödvändiga för ändamålet och är noga med att radera personuppgifter när de inte längre behövs. De system som används för att behandla personuppgifter uppdateras kontinuerligt så att de är säkra, t.ex. genom antivirusprogram, brandväggar och system för att upptäcka incidenter som rör personuppgifter i olika IT-system. Vi kräver och kontrollerar också att våra samarbetspartners behandlar personuppgifter på ett säkert sätt och i enlighet med lagen.

De metoder vi använder för att säkerställa att data skyddas när de skickas över internet är branschstandard. När information når oss lagrar vi den på ett säkert sätt och ger endast tillgång till auktoriserad personal eller personuppgiftsbiträden.

Lotterierna upprätthåller strikta fysiska, elektroniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter från obehörig eller olämplig åtkomst. De uppgifter vi samlar in lagras i säkra driftsmiljöer som inte är tillgängliga för allmänheten.

Vi har rätt att när som helst göra ändringar eller tillägg till denna personuppgiftspolicy. Du kan alltid hitta den senaste versionen av detta dokument på vår webbplats.